Nossa produtividade e eficiência, seja no trabalho ou em qualquer outro aspecto de nossa vida, dependem de um grande número de fatores.
A motivação que temos é uma delas, mas não a única: nossa capacidade de organização e concentração, como lidamos com a realização de tarefas e a capacidade de aceitar e reagir a mudanças são outros elementos ou fatores múltiplos que a influenciam…
É por isso que, para ser mais produtivo e eficaz, é útil considerar as seguintes dicas:
Se o que queremos é aumentar nossa produtividade, a primeira coisa é organizar.
Embora em quase todos os trabalhos devamos ser capazes de nos adaptar às mudanças e, em algumas áreas, os planos possam mudar completamente de um momento para outro, a verdade é que é essencial ter uma ideia clara do que dedicaremos nosso tempo de trabalho e como planejamos fazer isso.
Pode ser útil fazer uma lista ou uma lista de verificação, se precisarmos. Nesse sentido, é essencial não ficar sobrecarregado: podemos não concluir todas as tarefas que planejamos.
Também devemos ter em mente que sempre haverá eventos imprevistos, para que, ao planejar, seria bom levar em consideração a possibilidade de algo dar errado, durar mais do que o planejado ou outras tarefas intermediárias a serem executadas.
Recomenda-se que, em nosso cálculo aproximado de quanto tempo levemos para fazer algo, também adicionemos pelo menos mais 20% do tempo calculado.
Além de ser claro sobre o que faremos ao longo do dia, para melhorar nossa produtividade, será necessário priorizar o que deve ser feito em primeiro lugar: o que é mais importante.
Obviamente, as tarefas menos urgentes e sem importância devem ser deixadas para mais tarde.
Especialmente quando a tarefa a ser realizada inclui um grande número de elementos e é muito complexa, é conveniente tentar separar em etapas diferentes ou subtarefas mais simples e curtas.
Dessa maneira, conseguimos nos organizar para que a tarefa a ser executada seja muito mais gerenciável e o nível de dificuldade que isso implica seja reduzido.
Com isso, não queremos dizer que você se isola completamente do mundo, mas tenta bloquear ou remover estímulos no meio que podem atrair sua atenção quando você está ocupado com outra coisa.
Por exemplo, use capacetes para cancelar o ruído ambiental se você trabalha com um computador, remova coisas que não precisa da mesa ou trabalha em locais onde temperatura, luz e ruído sejam o mais estáveis possível e sem gerar interrupções.
Não trabalhe na frente de uma televisão (a menos que faça parte do seu trabalho), deixe seu celular de lado e não olhe para o e-mail a cada cinco minutos.
É natural que enquanto estamos realizando uma tarefa, estamos pensando em como faremos a seguinte e até que tentamos fazer várias coisas ao mesmo tempo.
Portanto, o mais aconselhável (exceto com tarefas automatizadas) é focar em uma coisa de cada vez, para que possamos direcionar toda a nossa atenção e recursos para realizá-la, algo que, sem dúvida, permitirá que ela seja realizada maneira mais ágil e produtiva.
Todos nós cometemos erros de vez em quando, por mais que nos incomode reconhecer isso. Mas as pessoas que ficam presas nelas e não conseguem aceitar verão sua produtividade bastante diminuída. Errar é humano, e é uma oportunidade de aprender.
Nesse sentido, também devemos comentar que perceber os erros é bom, mas se queremos melhorar nossa produtividade, também devemos tentar encontrar métodos para melhorar, caso contrário, podemos recorrer a eles novamente.
Dessa maneira, uma maneira de melhorar nossa produtividade é, antes de tudo, avaliar e analisar o que estamos errando ou quais partes do nosso trabalho estão faltando mais para trabalhar com elas. Trata-se de aprender com a experiência e poder agir de acordo, sem ser martirizado, mas assumindo nossa responsabilidade.
O ser humano não pode se concentrar constantemente em uma tarefa, pois nossos recursos mentais são limitados. Embora possa parecer contrário à ideia de aumentar a produtividade, é aconselhável fazer pequenas pausas de alguns minutos de tempos em tempos, para que nosso nível de energia possa ser mantido por mais tempo.
No entanto, essas interrupções devem ser curtas e não excessivamente frequentes, e não devem ser feitas quando totalmente focadas em uma tarefa. Aproximadamente uma pausa de cinco a dez minutos por hora seria mais conveniente.
Um ponto importante quando se trata de aumentar a produtividade passa pela ideia de treinar as próprias habilidades por vários meios.
Elementos como disciplina, capacidade de reação, flexibilidade e força de vontade podem ser desenvolvidos através de técnicas como a atenção plena, o exercício físico ou a prática de exercícios de estimulação cognitiva.
Também é interessante treinar continuamente, aprendendo sobre a área em que estamos trabalhando, mesmo que não seja necessário. Com isso, pudemos aprender novas técnicas ou métodos que podem melhorar nossa eficácia e desempenho.
É importante valorizar e reconhecer nosso esforço e nosso trabalho, embora consideremos que o que fizemos é simples. Não estamos dizendo que fazemos um exercício de narcisismo, mas que nos permitimos ficar satisfeitos conosco se acreditarmos que demos o nosso melhor.
Se recompense com comentários positivos, realizando atividades que você gosta…
Um ponto muito importante para melhorar a produtividade é comer e dormir adequadamente.
Uma boa nutrição e horas suficientes de sono podem nos permitir ter o máximo desempenho, enquanto a falta de sono, a fome ou a falta de boa nutrição reduzirão muito o nosso potencial.
A maioria de nós tem uma vida estressante marcada por datas de entrega, metas ou prazos, algo que, embora para alguns seja estimulante a longo prazo, pode reduzir nossas energias e afetar nossa produtividade.
Além disso, devemos lembrar que não somos apenas nosso trabalho, mas esse trabalho é apenas uma das facetas de nossas vidas.
Descansar e cuidar de nossa vida pessoal e nosso lazer (não é ruim ter um hobby) é algo necessário que nos permita equilibrar nossas energias para que possamos descartar quando estamos no ambiente de trabalho, aumentando nossa capacidade de ser produtivo.
Pode ser o elemento mais contra intuitivo de todos os indicados neste artigo, mas a verdade é que saber quais são nossos limites nos ajuda a melhorar nossa produtividade.
Nesse sentido, antes de tudo, reconhecer quais recursos temos e até onde podemos ir nos ajuda a planejar a nós mesmos, bem como a não assumir um excesso de tarefas e demandas que não podemos cobrir e que eventualmente levam a supersaturação, frustração e perda de produtividade.